GREAT COMMUNICATION SECREAT OF GREAT LEADERS, John Baldoni

John Baldoni, pengarang buku Great Communication Secreat of Great Leaders, adalah seorang konsultan komunikasi dan kepemimpinan. Beliau memiliki pengalaman bekerja di perusahaan kecil dan besar, di antaranya Ford, Kellogg’s, dan Pfizer. John juga mengajar program pengembangan manajemen di Universitas of Michigan. Melalui buku ini John Baldoni menggali gaya komunikasi kepemimpinan daru para pemimpin dunia yang berpengaruh, mulai dari Winston Churchill dan Katherine Graham sampai Jack Welch, Collin Powell, Rosabeth Moss Kanter, dan Rudolph Giuliani. Tujuan buku ini membuka pintu bagi pembaca untuk mengintegrasikan komunikasi di segala hal yang pembaca lakukan. Sehingga terbuka pintu dialog dan penemuan di masa yang akan datang.
Bisa ada kejadian tidak nyambungnya suatu komunikasi, antara yang pembicara dan pesannya. Hal ini akibat tidak konsisten antara kata-kata dengan perilaku. Pesan efektif terbangun di atas kepercayaan. Kepercayaan datang dari pemimpin yang membuat komitmen untuk membuat setiap individu berhasil menggapai tujuan organisasi. Pesan yang timbul dari pemimpin yang kita percaya ini dinamakan dengan leadership message. Komunikasi adalah tatanan dasar dari memimpin orang lain. Komunikasi kepemimpinan kita haruslah bersifat signifikan/berarti, menggambarkan visi/misi/budaya organisasi, konsisten dan dibicarakan secara rutin dan sering. Komunikasi kepemimpinan bertujuan agar pendengar berkomitmen dan membangun kepercayaan antara pemimpin dan pengikutnya, sehingga mampu bekerjasama secara efektif. Oleh karena itu pemimpin perlu menfasilitaskan komunikasi dua arah, terutama sekali mengijinkan adanya feedback/umpan balik berupa ide, usulan dan ketidaksepakatan. Ini dinamakan dengan tindakan mendengarkan. Mereka perlu merasakan pentingnya kepedulian, sehingga pemimpin perlu mendorong pengikutnya hingga ke posisi merasa memiliki atas suatu pergumulan/issue. Dalam komunikasi kepemimpinan selain perlu berdiri langsung di garis depan, perlu juga pendekatan bergandeng tangan dan berkomunikasi dengan penuh kebajikan.

Setiap pemimpin acara yang baik memiliki tingkat kesadaran dan pemahaman diri yang tinggi atas perannya sebagai komunikator. Pesan kepemimpinan adalah berkaitan dengan cara pandang, perspektif yang ingin kita bawakan ke dalam organisasi. Kegagalan kepemimpinan dan komunikasi terjadi saat pesan kita tidak terpublikasikan dengan baik. Ada 4 tipe komunikator: expert, visionary, coach dan transformer. Tipe expert berpegang teguh pada misi organisasi dan bagaimana misi ini yang memimpin bisnis. Tipe visionary memiliki misi membujuk dan mengubah cara pandang. Mereka memiliki keyakinan yang menggebu-gebu akan maksud mereka melebihi kata-katanya. Tipe coach adalah perpaduan tipe expert dan visionary. Cara komunikasi dengan memahami dan menemukan motif setiap orang, dan berupaya memenuhinya. Tipe transformer memiliki misi membujuk agar mengubah pikiran. Gaya komunikasi kepemimpinan kita bisa berganti, tergantung situasi yang kita alami.
Kita perlu juga jelas mengapa kita berbicara, apakah dalam rangka menjelaskan, mengatasi suatu keberatan, menjual/membujuk, merayakan, atau menghibur. Dalam komunikasi kepemimpinan, harus dikondisikan dapat mengakses secara langsung berkomunikasi dengan pemimpinnya tanpa ada penyaringan terlebih dulu. Dan juga perlu kejelasan satu jalur komando. Setelah itu kita juga harus mengetahui pengikut kita: siapa mereka, apa yang mereka lakukan, dan seberapa baik mereka bekerja. Gunakanlah gaya bahasa yang sederhana bukan memerintah.
Ada kalanya pesan yang disampaikan kosong, tidak jelas, sehingga terjadi ketidaksambungan pembicara dan audiencenya. Agar ini tidak terjadi, haruslah dimulai dari kredibilitas pemimpin. Bagaimana pemimpin bisa membangun kredibilitas dalam komunikasinya: katakan hal yang benar, jangan meniadakan berita buruk, jangan terlalu umbar janji, dan lakukanlah apa yang kita katakan. Pesan adalah inti dari sebuah percakapan dan presentasi. Tugas kita adalah membuat pesan kita jelas dan tidak membingungkan. Semakin jelas pesan kita, maka semakin besar kemungkinan untuk diingat. Ada beberapa metode untuk memberi warna bagi pesan kita: berpikirlah terlebih dahulu, tanyakan dulu kepada kolega kepercayaan kita, curah pendapat dalam suatu kelompok, dan dimulai dengan point akhir yang ingin kita sampaikan. Janganlah pernah merasakan bahwa audiens kita harus menyukai pesan kita. Pesan kita harus memberikan informasi, issue apa dan apa yang perlu mereka kerjakan. Pesan juga mampu melibatkan orang lain. Pesan juga perlu memberi gambaran tentang apa yang mereka dapat lakukan sehingga membuat hal lebih baik, bagi mereka dan organisasi. Pesan juga mengajak orang untuk ikut serta perusahaan, baik untuk memenuhi suatu tujuan atau mentransformasi sebuah budaya. Keempat elemen ini harusnya tampak dari setiap pesan. Sering kita asumsikan alur komunikasi adalah dari pemimpin ke pengikut dan berbalik lagi. Pemimpin perlu melakukan komunikasi dari bawah ke atas, dalam hal ini penerima pesan adalah pemimpin. Komunikasi seperti ini menciptakan budaya dialog dan diskusi. Kadang pemimpin bisa melakuka hal yang salah, sehingga membuat kredibilitasnya rusak. Jika sudah demikian, maka pemimpin tersebut harus mengakui kesalahannya, bahwa yang Anda lakukan salah dan ucapkan permintaan maaf. Terakhir buatlah perubahan dengan mengganti kepada siapa Anda telah merugikan mereka. Pemimpin tidak perlu takut untuk belajar dari orang lain.
Jarang sekali hasil kinerja yang buruk dinilai dari sisi kegagalan komunikasinya. Padahal komunikasi kepemimpinan berperan sebagai penting dalam mengkomunikasikan perubahan untuk memperkuat budaya organisasi. Rencana komunikasi ini menjadi pokok dalam mengembangakn pesan kepemimpinan agar konsisten dengan budaya organisasi, menemukan cara mengkomunikasikan suatu perubahan, dan meyakinkan terjadinya kredibilitas yang berlanjut.
Sebagai pemimpin, kita perlu mengetahui suasana komunikasi dalam organisasi kita. Suasana komunikasi tampak melalui seberapa terbukanya perasaan mereka terhadap pendapat dan usulan mereka. Pemimpin bisa menggunakan wawancara, focus group, survey untuk mengetahui hati dan pikiran mereka terhadap organisasi. Wawancara adalah metode yang lebih baik dibanding yang lain, karena melalui wawancara kita bisa menggali lebih dalam dengan pertanyaan. Sedangkan melalui focus group, kita bisa dengan lebih cepat memperoleh berbagai segi pandangan. Kalau survey memberikan kelebihan jangkauan sikap dan keyakinan yang ingin kita tahu dari orang-orang yang lebih luas. Audit komunikasi adalah bentuk laindari metode survey. Audit komunikasi adalah evaluasi komunikasi yang spesifik. Audit ini mengevaluasi seberapa mengertinya mereka pada saat menerima pesan, misal: melalui video, brosur, dan rapat, dan apa yang akan mereka lakukan setelah menerima pesan tersebut. Dalam mengkomunikasikan suatu strategi, haruslah mencakup: memberitahukan kepada mereka kemana organisasi ini akan diarahkan, bagaimana cara mencapai kesana, dan apa yang perlu mereka lakukan untuk memastikan mereka sejalan dengan organisasi. Jangan lupa untuk memberi mereka alasan untuk berpegang pada strategi yang kita tetapkan, sehingga tercipta dukungan. Terdapat 4 saluran komunikasi: (1) Komunikasi organisasi (antar individu, tim, dan keseluruhan organisasi), (2) Komunikasi editorial (pesan bagi pihak ke tiga), (3) Komunikasi pemasaran (berguna membagi pandangan, penjualan atau promosi), (4) Komunikasi web (komunikasi melalui web site). Berikut ini beberapa media/sarana komunikasi: video, rapat seluruh karyawan, rapat bagian, rapat orang per orang, webcasts, media cetak (brosur, poster, kartu), media releases, banner, email, dan broadcast voicemail. Aturan yang perlu diingat: sekali tidaklah cukup, ulangi terus-menerus pesan yang ingin kita sampaikan. Agar pesan bisa tepat sasaran, perlu diperhatikan beberapa hal: tentukan target pertama yang ingin kita raih atas pesan yang ingin kita sampaikan, lalu tentukan target audience, lakukan pesan terus menerus dan gunakan dengan sarana yang berbeda-beda agar tampak segar, tetapkan pesan secara gambaran besar dan utuh. Selain menggunakan media yang tepat, kita juga memilih waktu yang tepat untuk mengumumkan pesan kita. Agar pesan kita dimiliki oleh pendengar, maka kita harus memberikan pesan yang membuat perbedaan, menyentuh emosi, serta dengan kata-kata yang berterus terang dan sederhana. Buatlah pesan kita jadi bahan pembicaraan. ekspos pesan tersebut melalui beberapa merchandise, carilah cara agar pesan tampak lain dari pada yang lain, temukan cara multiplikasi penyebaran pesan kita, jaga pesan kita konsisten dengan budaya organisasi, dan sekali lagi ulangi pesan yang sama di lokasi yang berbeda. Pesan kita akan jadi pembicaraan mereka, maka kita perlu lakukan: (1) Rencanakan umpan balik, pastikan mereka tahu organisasi mengumpulkan umpan balik mereka. (2) Adakan rapat atas umpan balik tersebut. (3) Masukkan ke dalam web site organisasi (kalau ada). (4) Berkelilinglah untuk mendapatkan umpan balik, bisa dilakukan saat informal. Pemimpin haruslah tidak terisolasi, mereka perlu akrab dengan supervisor garis depan dan berbicara dengan pelanggannya. Pemimpin perlu mendengar juga berita buruk. Memang tidak mudah membuat bawahan kita berkata jujur, karena mereka takut atas karir mereka bisa terancam. Oleh karena itu pemimpin perlu memberikan penjelasan manfaat memberikan umpan balik yang jujur dan mintalah umpan balik ini secara reguler.
Pemimpin juga perlu memiliki kekuatan komunikasinya melalui komunikasi elektronik/e-communication. Karena lebih banyak hubungan terjadi melalui email dari pada tatap muka secara langsung.
Membuat sebuah presentasi dimulai dari mengumpulkan bahan-bahan, sisipkanlah lelucon, dan pilahlah bahan-bahan yang sesuai dengan yang ingin kita sampaikan. Setelah itu buat garis besar presentasi kita dengan pendahuluan (apa yang ingin kita sampaikan), isi (jelaskan apa yang kita maksud), dan akhiri (ingatkan kembali pesan kita). Presentasi kepemimpinan akan baik jika dipertajamkan dengan alasan dan logis. Dalam hal ini yakinkan perbedaan yang akan diterima organisasi (claim), beri pengertian mengapa bisa memberikan perbedaan (reason), dan beri kepastian bahwa pesan kita akan baik dalam jangka panjang (warrant). Hal yang utama bagi pemimpin yang berkomunikasi adalah membujuk pengikutnya untuk menerima cara pandangnya. Ada dua cara menutup presentasi kita, lakukan dengan merekap poin-poin pesan kita atau dengan mengajak mereka melakukan sesuatu atau bertindak.
Persiapan yang baik namun hasilnya belum tentu baik, kita perlu memahami audience kita. Sederhananya ketehuilah apa yang mereka inginkan dari presentasi kita. Cari tahu isu-isu yang bisa menyentuh konsentrasi mereka.
Selain menjadi diri “Anda sendiri” dalam membawakan presentasi juga perlu mencerminkan suasana saat itu, jangan menjiplak, berbicara dengan jelas dan tidak kaku, bagikan dari diri Anda sendiri.
Perhatikanlah kekayaan Anda sebagai pembicara, suara Anda, ubah-ubahlah besar kecilnya suara dan tinggi rendahnya nada suara. Perlu juga memberikan peranan gerakan tubuh dalam pembicaraan kita. Tak kalah penting, perlunya tetap menjaga penyampaian pesan yang mengebu-gebu, saat kita bersemangat maupun saat tidak punya hati. Komunikasi lebih dari sekedar pertukaran komunikasi secara lisan. Komunikasi juga berbentuk panggung, gunakanlah simbol-simbol yang mencerminkan nilai-nilai organisasi, buatlah ruangan yang dipedulikan dan diingat oleh orang-orang, kenakan baju yang pantas, isi dengan musik, dan beri waktu perenungan atas pesan utama yang kita sampaikan.
Kepemimpinan komunikasi yang baik berusaha mencapai kepala dan hati peserta. Bukan hanya menjelaskan gagasan di pikiran mereka dengan logis dan beralasan, namun juga bisa menyentuh hati, sisi emosi kita, karena di sinilah tempat suatu keputusan dibuat. Ada beberapa cara menarik perhatian peserta: hindari peserta hanya duduk dan mendengarkan, gunakan sarana interaktif guna melibatkan peserta dalam presentasi kita, gunakan tidak hanya kata-kata tapi visualisasi, dan beri sarana dialog antara pemimpin dan pesertanya.
Komunikasi kepemimpinan membawa hubungan antara pribadi si pemimpin dengan pengikutnya. Hubungan ini dapat berbentuk hubungan berdasarkan coaching, yang memampukan pemimpin menantang setiap individu untuk menggapai yang terbaik dengan didukung dorongan dan kepercayaan. Dalam hal ini keberhasilan pemimpin didapat dari memasukkan agenda orang lain ke dalam agendanya. Melalui coaching akan memindahkan orang dari memenuhi menadi berkomitmen. Kepercayaan adalah inti dari hubungan dalam coaching, yang memberi coaching harus mengkomunikasikannya bawha apa yang dia kerjakan adalah dari hatinya. Lalu setiap individu harus tahu apa yang diharapkan dari mereka, yang tentunya terkait dengan tujuan organisasi. Pastikan dalam proses coaching ini, selalu terjadi pengajaran. Coaches sebagai pemecah masalah, bisa melalui berkumpul di antara tim, dan memberikan arahan. Coaches yang baik ahli dalam memotivasi. Yang bisa dilakukan adalah membangun lingkungan yang membuat setiap orang berkembang dengan pesat. Tahu kapan untuk tarik dan ulur. Memberi disiplin adalah salah satu cara lain agar standar terjaga dan memastikan perilaku berlangsung konsisten. Setiap coach fokus pendisiplinan pada perilaku (apa yang dia lakukan), bukan pada pribadinya (siapa dia). Diperlukan catatan, untuk mencatat mereka yang sudah bekerja baik, menolong meningkatkan rasa percaya diri di mereka dan mendorong mereka untuk terus mencapai yang lebih baik, biarkan semua orang tahu individu yang bekerja baik, dan berikan penghargaan. Jadilah mentor, sahabat yang siap menolong saat dibutuhkan.
Komunikasi juga termasuk berhenti sementara untuk memeriksa pemahaman atas pesan kita. Penting sekali untuk keputusan orang-orang saat menerima pesan tersebut. Cara pertama dengan meminta pendengar menceritakan kembali kepada kita yang sudah kita sampaikan, dan apa yang akan mereka lakukan serta hasilnya. Buatlah data atau sumber informasi yang melibatkan semua orang untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman. Berbagi tanggung jawab dengan individu atau sekelompok orang sebagai pemecah masalah. Gunakan saluran komunikasi yang tidak menoton, kadang berbicara langsung dengan tingkatan yang berbeda-beda, bagian yang berbeda, jika perlu dengan pihak di luar perusahaan. Dan terakhir pemimpin turut serta dalam sirkulasi proses komunikasi secara terus menerus. Bagaimana kita tahu pesan kita nyambung? Jawabannya adalah jika pesan kita sudah terpenuhi, oleh karena itu perlu dipastikan kita memberikan alat-alat dan sumber-sumber yang mereka butuhkan agar bisa menghasilkan.
Melalui bercerita, meningkatkan semangat, memperingati hal yang tidak bijak, dan mendapat wawasan, dan kejadian yang membuat tertawa/gembira. Suatu cerita bisa memberikan kita kewaspadaan, belajar dari sejarah sangatlah efektif. Melalui cerita bisa juga menentramkan hati. Cerita juga memberikan inspirasi, kebulatan tekad, humor, terharu, dan dorongan serta visi.
Dalam bercerita, bisa juga berbentuk permainan laga. Bisa melalui role play/permainan peran dan simulasi. Bercerita penting bagi kita. Karena melalui cerita-cerita tersebut, yang kaya dengan suasana/context dan menyesuaikan dengan karakter/stylized character, memancarkan cahaya bagi jiwa kita. Kepemimpinan berpusat pada kondisi manusia, yang bisa ditemukan dari bercerita.
Jika Anda ingin membuat kepemimpinan Anda menonjol dan berhasil, Anda wajib membaca buku ini. Saya percaya, Anda akan mendapat sesuatu dari setelah membaca buku ini, seperti yang saya alami. Buku ini membuktikan secara nyata bahwa komunikasi memiliki peran yang vital bagi sebuah proses kepemimpinan. Bukan hanya argumentasi, tetapi juga diberikan arahan, yang menurut saya sangat masuk akal dan dengan mudah kita aplikasikan. Langkah-langkah praktis tersebut sangat praktis dan berbobot, membantu setiap pemimpin membangun sistem komunikasi, mulai dari pesan yang baik hingga memastikan pesan tersebut dijalankan hingga selesai. Buku ini mengajarkan komunikasi yang lengkap, maksudnya dalam buku ini diberikan penjelasan komunikasi dari tingkat pemimpin dengan individu, pemimpin dengan tim, dan pemimpin di depan umum/public speaking. Tak lupa penulis memasukkan faktor karakter contohnya penjelasan tentang kepercayaan, dan ilmu hubungan manusia di dalam komunikasi contohnya dalam pembahasan mengenai coaching. Di setiap akhir bab, kita diberikan contoh kepemimpinan dari pemimpin yang telah terbukti pengaruhnya. Dengan demikian, kita dengan mudah mengerti pengaplikasiannya secara praktis.
Namun ada sisi kurangnya dari penjelasan tokoh tersebut. Kekurangannya terjadi karena penjelasan dari keunggulan tokoh dalam kepemimpinannya kadang tidak terlalu nyambung dengan topik pembahasan bab itu. Atau penjelasan tokoh lebih global mengenai bagaimana pemimpin yang sejati bertindak dan bersikap. Alangkah baiknya saat penjelasan tokoh difokuskan kelebihannya sesuai dengan topik bahasan bab tersebut.