Customer Service - Answering your Phone

Standard Minimal :
1. Angkat telpon tidak lebih dari 3 deringan
2. Sebut nama Anda dan Lembaga Anda
3. Jangan gunakan bahasa gaul/sehari-hari
4. Jawab masalah pending tidak lebih dari hari itu
5. Waktu mentransfer ke tempat lain, jangan lupa katakan kalimat ijin/permission.
6. Apabila terlalu lama dalam menunggu “on hold” berikan pilihan/option ditelpon
kembali.
Ten Tips :

1. Jangan memulai dengan pembicaraan kalau Anda tidak bisa menolongnya.
2. Tidak boleh menghentikan/interupsi saat pelanggan belum selesai berbicara
3. Redam kemarahan dengan kalimat : “Maafkan saya”
4. Panggil nama pelanggan Anda
5. Konfirmasi persetujuan pelanggan, apabila Anda memberikan solusi kepadanya
6. Selalu akhiri dengan “terima kasih”
7. Intonasi suara yang proposional dengan pesan
8. Dengarkan dengan penuh perhatian. Akan masalah kalau pelanggan diminta mengulangi
kalimatnya, bukti Anda tidak perhatian
9. Tindaklanjuti semua solusi yang sudah Anda berikan. Pastikan semua sudah berjalan
dan memuaskan pelanggan Anda
10.Sebelum menutup pembicaraan, tanyakan : “ada lagikah yang perlu Saya bantu ?”